Takie cuda ma zdziałać specjalny system – Świdnicka Elektroniczna Sieć Przesyłu Informacji i Dokumentów (SESPID). Projekt realizowany przez miasto Świdnica wsparła ponad milionowym dofinansowaniem Unia Europejska. Partnerem projektu jest powiat świdnicki.
Wspólna baza danych obejmie Powiatowy Urząd Pracy, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, Referat Świadczeń Rodzinnych, Referat Gospodarki Mieszkaniowej, Referat Spraw Społecznych Urzędu Miejskiego.
– O połączenie instytucji pomocowych specjalnym systemem elektronicznym zabiegaliśmy głównie z dwóch powodów. Zależy nam, by pomoc trafiała do osób naprawdę potrzebujących– mówi Waldemar Skórski, zastępca prezydenta Świdnicy. - Jednocześnie chcemy wyeliminować przypadki uzyskiwania pomocy z kilku źródeł przy wykorzystaniu luk w prawie. Szybka wymiana informacji zasadniczo to usprawni. Z drugiej strony świdniczanie i mieszkańcy powiatu będą mogli w krótkim czasie i bez odwiedzania kolejnych instytucji załatwić wiele spraw. Będzie to możliwe również drogą elektroniczną. To duże ułatwienie szczególnie dla osób niepełnosprawnych.
W ramach systemu wykorzystywane będą także dane z ewidencji ludności, ewidencji działalności gospodarczej oraz Urzędu Stanu Cywilnego.
– Jednostki miasta i powiatu wydają liczne decyzje i zaświadczenia umożliwiające rozpatrzenie poszczególnych spraw. Od klientów wymagane są dokumenty, zaświadczenia, oświadczenia w formie papierowej, często zawierające te same dane obejmujące identyczny okres. Klientami naszych jednostek i powiatu bardzo często są ci sami mieszkańcy, a więc dochodzi do wielokrotnego powielania identycznych informacji. Chcemy to zmienić, bo jeszcze dziś klienci instytucji pomocowych zmuszeni są do przemieszczania sie pomiędzy poszczególnymi jednostkami, co wydłuża czas załatwienia sprawy – tłumaczy wiceprezydent Skórski.
Obecnie każda instytucji posiada swoja bazę danych, z której informacje są udostępniane na pisemny wniosek każdej ze stron postępowania. Prowadzi to do mnożenia kosztów obsługi klientów, zwiększa biurokrację i nakłady pracy, a przede wszystkim wydłuża czas oczekiwania na decyzje i wprowadza zbędne koszty po stronie klienta. Niestety zdarza się też tak, że w zależności od instytucji mieszkańcy podają za każdym razem inne dane.
W ramach SESPID zainstalowane zostaną specjalne stanowiska komputerowe, serwery, infokioski oraz system kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W drodze przetargu wyłaniana jest właśnie firma, która podejmie się tego zadania.
Już wiosną 2011 r. ma skrócić się czas wydania decyzji i tym samym obsługa klientów ma być bardziej sprawna.
- System da możliwość składania wniosków bez wychodzenia z domu – w formie elektronicznej przez portal internetowy - mówi Stefan Augustyn, rzecznik prasowy magistratu. - Mniej będzie potrzebnych papierowych zaświadczeń, bo będą generowane elektronicznie, dzięki czemu możliwe będzie ich automatyczne przesyłanie pomiędzy zainteresowanymi jednostkami. To także oszczędność pieniędzy, bo nie będzie trzeba wydawać, drukować i przesyłać część wniosków i zaświadczeń pomiędzy jednostkami.
Na projekt miasto Świdnica uzyskało dofinansowanie w wysokości ponad 1,1 mln zł. w ramach Priorytetu nr 2 „Rozwój społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku (Społeczeństwo Informacyjne)”, Działania nr 2.2 „Rozwój usług elektronicznych” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Całkowity koszt projektu wynosi 1,3 mln zł. Kwota ponad 196 tys. zł. to wkład własny miasta i powiatu świdnickiego.
